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Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um eine Art der Cloud-Lösung. Unternehmen können in diesem Raum vertrauliche Dateien auf digitalem Wege speichern oder versenden. Den Vorgänger des virtuellen Datenraumes bildete der physische Datenraum – in diesem waren die Unterlagen an einem festen Ort verfügbar, beispielsweise in Papierform.
In der Vergangenheit wurde der physische von dem virtuellen Datenraum immer häufiger abgelöst. Gründe dafür waren die fortschreitende Digitalisierung von Prozessen und die Entwicklung der globalen Wirtschaftsmärkte. Die Unternehmen wurden gefordert, ihre Dokumente in digitaler Form vorzulegen, weshalb ein virtueller Datenraum heutzutage nahezu unverzichtbar ist. Besonders Unternehmen, die international agieren, profitieren von diesem in übergreifenden Projekten.
Die Vorteile eines virtuellen Datenraums
Bei jeder Transaktion stellt die Due Diligence der Investoren einen äußerst wichtigen Bestandteil dar. Der Prozess wird durch die Nutzung des richtigen Datenraums dabei maßgeblich erleichtert.
Schließlich ist es äußerst hilfreich, zu wissen, ob durch einen Investor eine Notiz erstellt, ein Dokument angesehen, eine Änderung vorgenommen wurde oder er vielleicht sogar das Interesse verloren hat. Diese Informationen können maßgeblich beeinflussen, ob eine Investition abgebrochen oder getätigt wird.
Besonders nützlich ist ein Datenraum auch für Start-Ups, da diese ihn ideal zur Sicherung von Finanzierungsrunden nutzen können. Sowohl für die Investoren als auch die Inhaber ist es beruhigend, zu wissen, dass sie alle nötigen Dokumente an einem sicheren Ort kontrollieren können.
Den richtigen Anbieter finden
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Datenraum-Anbietern. Allerdings gilt es bei der Auswahl einige Dinge zu beachten. So sollten vor der Entscheidung unbedingt die Zertifizierungen und Sicherheitsbewertungen der potentiellen Dienstleister unter die Lupe genommen werden.
Als höchstes Maß der Informationssicherheit gelten allgemein die ISO/IEC 27001 und 27002. Idealerweise kann ein Anbieter diese vorweisen. Hinter diesen Zertifizierungen verstecken sich dabei nicht nur bloße Zahlen. Vielmehr bilden sie das Versprechen einer unabhängigen Instanz ab, dass die Software, beziehungsweise das Tool, das genutzt wird, für die größtmögliche Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten sorgt.
Darüber hinaus versprechen viele Anwendungen, dass eine Integration in andere Plattformen problemlos möglich ist, jedoch müssen auch bei diesen Integrationen die Sicherheitsvorkehrungen gründlich geprüft werden. Denn natürlich stellt es grundsätzlich kein Problem dar, einen öffentlichen E-Mail-Dienst, wie Outlook oder Gmail, zu integrieren, allerdings sollte im Vorfeld abgewogen werden, ob dies wirklich gewünscht ist. Die Sicherheit von öffentlichen E-Mail-Diensten lässt in der Regel zu wünschen übrig. Außerdem kann die Datensynchronisation mit anderen Plattformen oder Tools auch die Sicherheit der ausgewählten Datenraum-Software beeinträchtigen. Es ist somit nicht sinnvoll, ein sicheres Tool oder eine Software mit sehr hohen Sicherheitsvorkehrungen auszuwählen, wenn die Daten dann im Anschluss an eine weitere Anwendung gesendet werden, in der die Informationen öffentlich zugänglich sind.
Ebenfalls ist es empfehlenswert, bereits frühzeitig an die Zukunft zu denken. Viele kleinere Anbieter von Online-Datenräumen stellen zwar einen sicheren Ort bereit, an dem während einer offenen Finanzierungsrunde oder einem Übernahme- und Fusionsverfahren Dokumente aufbewahrt werden können, allerdings geht das Angebot in der Regel nicht über diese Leistung hinaus. Besser ist es, nach Tools Ausschau zu halten, die auch in anderen geschäftlichen Bereichen durch unterschiedliche Optionen wertvolle Unterstützung bieten. Oft wird nämlich wesentlich mehr benötigt, als ein einzelner Datenraum.
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