Freitag, Dezember 2, 2022
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Purchase to Pay: Die einzelnen Schritte im Überblick

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Mit der Abkürzung P2P wird der Purchase to Pay- beziehungsweise der Procure to Pay-Prozess bezeichnet. Nach der deutschen Übersetzung wird damit also der Prozess vom Einkauf bis zur Zahlung beschrieben.

Purchase to Pay umfasst also sämtliche Prozesse in einem Unternehmen, welche angefangen von der Beschaffung bis zu der letztendlichen Zahlung der Rechnung stattfinden. Inkludiert sind somit auch die Bedarfsmeldung, die Bestellung, die Lieferung und die Bearbeitung der Rechnung.

Die Datentransaktion steht dabei stets im Fokus des Purchase to Pay-Prozesses – sowohl bei der Bestellung als auch der Auftragsbestätigung und der Rechnung – zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Lieferanten. Von Bedeutung sind daneben allerdings auch die internen Freigabe- und Prüfprozesse.

Große Vorteile durch die Digitalisierung von Purchase to Pay

Anhand dieser Ausführungen wird bereits deutlich, dass sich der Purchase to Pay-Prozess in seiner Gesamtheit aus zahlreichen einzelnen Vorgängen zusammensetzt. Diese beziehen sich auf verschiedene Organisationseinheiten innerhalb der Firma und involvieren somit zahlreiche Personen. Somit ist der Purchase to Pay-Prozess äußerst komplex und war in der Vergangenheit häufig auch unübersichtlich.

Wickeln Menschen den P2P-Prozess manuell ab, geht mit diesem nicht nur ein hoher Personal- und Zeitaufwand einher, sondern auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Werden die Vorgänge jedoch zumindest teilweise automatisiert und elektronisch ausgeführt, fällt das Risiko für Fehler gleich wesentlich geringer aus und der Prozessverlauf ist maßgeblich transparenter. Dadurch ergibt sich für Unternehmen ein nicht zu vernachlässigendes Kosteneinsparpotential.

Die Grundvoraussetzung besteht jedoch in der Implementierung einer Software-Lösung, welche in der Lage ist, eine nahtlose Abbildung des Gesamtprozesses sicherzustellen.

Die vier wichtigen Bausteine von Purchase to Pay

Einer der wichtigsten Bausteine von Purchase to Pay besteht im E-Procurement. Über Kataloge, welche in das System integriert sind, werden im Rahmen des elektronischen Einkaufsprozesses Bedarfsanforderungen erstellt. In hohem Maße kommt es dabei darauf an, dass sich das System so benutzerfreundlich wie möglich zeigt.

Im Anschluss findet die Übermittlung der Bestellung auf elektronischem Wege zu dem System des jeweiligen Lieferanten statt – dieser versendet die Auftragsbestätigung auf gleiche Weise. Das System erfasst ebenfalls den Wareneingang und nimmt einen automatischen Abgleich mit Bestellung und Auftragsbestätigung vor.

Wenn schon im Schritt der Bedarfsanforderung die Kontierung sowie die Freigabe der im Vorfeld definierten Regeln erfolgt, ist es außerdem möglich, dass ein automatisches Verbuchen der Rechnung im Nachgang stattfindet. Auf einen erneuten Freigabeprozess lässt sich so verzichten. Um die Kosten zu senken, sollen sämtliche genutzte Dokumente auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dadurch wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern es werden ebenfalls Kosten und Zeit eingespart.

Eine wichtige Rolle spielt auch die Rechnungsautomatisierung. Beispielsweise sind die modernen Systeme in der Lage, einen Abgleich der eingehenden Rechnungen mit den Zahlungsplänen und dem Wareneingang oder den Bestellungen vorzunehmen. Die Rechnungsverbuchung lässt sich so automatisieren.

Den Schluss des P2P-Prozesses stellt die Zahlung dar. In diesem Zusammenhang ist für Unternehmen vor allem ihr Umlaufkapital von Bedeutung. Zwei der wichtigsten Faktoren bestehen in Rabatten und Zahlungszeitpunkten. Lieferanten wünschen sich in der Regel frühzeitige Zahlungen, Kunden dagegen lange Zahlungsziele. Die Anbieter für P2P-Lösungen integrieren in ihre Systeme daher unterschiedliche e-Payment-Methoden, um diesen Interessenskonflikt auszugleichen, beispielsweise in Form von Dynamic Discounting-Programmen für die Kunden oder Zwischenfinanzierungen für die Lieferanten.

Weitere spannende Informationen aus dem Bereich E-Commerce gibt es hier:

Bildnachweise: Headerbild © AdobeStock_97403170, Von stanciuc

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