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Prozessoptimierung unterliegt dem Prozessmanagement und ist in erster Linie auf die Abläufe innerhalb und zwischen Unternehmen gerichtet. Es geht somit um die Frage, was man wann, wie und womit zu machen hat, damit der Kunde einen Nutzen durch die Abläufe von Arbeitsschritten erhält. Um dies zu erreichen, sind Prozesse und deren Optimierung so zu gestalten und zu verbessern, dass die Tätigkeiten, die ausgeübt werden, für die Wertschöpfung eines Unternehmens von Bedeutung sind.
Sinn und Zweck einer Prozessoptimierung
Sich mit Prozessen und deren Optimierung zu befassen, kann aus unterschiedlichen Gründen stattfinden. So kann beispielsweise das Management entscheiden, dass insbesondere hinsichtlich der Digitalisierung, also Industrie 4.0, die Unternehmensstrategie in bestimmte Prozesse in ihrem Ergebnis zu optimieren ist oder aber neue Prozesse eingeführt werden sollen. Die Digitalisierung definiert hauptsächlich die intelligente Vernetzung von Abläufen industrieller Maschinen unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie. Ziel ist es somit nicht nur wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern im besten Fall der Konkurrenz einige Schritte voraus zu sein. Diese Änderung in Form einer Prozessoptimierung kann unter Umständen sogar innovativ sein.
Folgende Möglichkeiten stehen Unternehmen bezüglich der Vernetzung zur Verfügung:
- Flexible Produktion
- Wandelbare Fabrik
- Kundenzentrierte Lösungen
- Optimierte Logistik
- Einsatz von Daten
Welche Prozesse nun relevant sind, muss hingegen entsprechend analysiert werden, da die Wahl der Methode wiederum von der Zielsetzung abhängig ist. Jedoch wird immer darauf geachtet, dass bei der Analyse das mit einfließt, was für den Kunden wichtig und relevant erscheint.
Es gibt zur Unternehmensanalyse einige Vorgehensweisen, die bei der Auswertung des Istzustandes eingesetzt werden können. Die eigenen Prozesse können somit in folgende vier Phasen dokumentiert werden:
- Prozesse identifizieren
- Prozesse aufnehmen
- Prozesse einheitlich, vollständig und korrekt darstellen
- Prozesse bewerten
Folgende Methoden werden zur Aufnahme der Prozesse eingesetzt
- Interview
- Workshop
- Fragebogen
- Arbeitsplatzanalyse
Interviews werden beispielsweise als Methode zum Projektbeginn angewandt, um Prozesse entsprechend zu identifizieren.
Workshops hingegen werden für die Gestaltung des Prozessmanagements eingesetzt. Jedoch muss hierbei berücksichtigt werden, dass sich Workshops nur dann zur Identifikation von Prozessen eignen, wenn es sich um kleinere Vorhaben einer Abteilung handelt.
Eine weitere Methode zur Prozessanalyse ist der Einsatz von Fragebögen. Diese eignen sich besonders zur strukturierten Abfrage von Tätigkeiten und bringen ein sehr gutes Ergebnis zustande.
Externe Berater verwenden beispielsweise gerne eine Arbeitsplatzanalyse, um sich entsprechend einen Überblick in Bezug auf die Tätigkeiten zu verschaffen. Diese Methode eignet sich sehr gut, um die personenbezogenen Aufgaben zu erfassen.
Modellierungstools zur Prozessvisualisierung
Für die Visualisierung der Prozessabläufe sollten diese mit einem geeigneten Tool wie beispielsweise BPMN modelliert werden. Dies ist dahingehend sehr zu empfehlen, da auf diese Weise die Abläufe einfacher zu verstehen sind. Für ungeübte in der Modellierung von Prozessabläufen sind auch einfachere Tools wie beispielsweise SeeMe empfehlenswert, welches ebenfalls seinen Zweck erfüllt.
Professionelle Unterstützung durch Berater
Da es sich bei der Prozessoptimierung generell um ein sehr komplexes Themengebiet handelt, stehen Anbieter für diese Zwecke zur Verfügung. So kann es vorteilhaft sein, externe Berater, die sich auf Prozessoptimierung 4.0 spezialisiert haben, zur Unterstützung Ihres Projektes hinzuzuziehen. Sollte das Unternehmen über eine Inhouse-Consulting-Einheit verfügen, sollte sodann diese zwecks Beratung hinzugezogen werden.
Fazit
Heutzutage ist es mehr denn je unerlässlich, Prozesse im Rahmen der ganzheitlichen Digitalisierung 4.0 zu optimieren. Es ist somit Voraussetzung, dass Unternehmen ihre Prozesse kennen, diese entsprechend dokumentieren und durch beispielsweise kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP), Six-Sigma, Kaizen oder andere vergleichbare unter Umständen Agile Verbesserungstools wettbewerbsfähig und gewinnbringend zu optimieren.
Foto von Murrstock@stock.adobe.com