Mittwoch, Juni 29, 2022
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Prozessoptimierung: Win-Win für Arbeitnehmer und Unternehmen

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Die Prozessoptimierung wird häufig auch als Prozessinnovation bezeichnet. Verwaltet wird diese in Unternehmen im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, kurz KVP. 

Die Basis der Prozessoptimierung stellt das Prinzip des PDCA-Zyklus dar, der zu den Vorgaben des Qualitätsmanagements gehört, welches durch die ISO 9001 zertifiziert ist. Die Abkürzung PDCA steht dabei für Plan, Do, Check und Act – die Schritte, die in der Prozessoptimierung die vier wichtigen Phasen darstellen. 

Integrieren Unternehmen eine strukturierte Prozessoptimierung in ihrem Qualitätsmanagement, ergeben sich für sie und ihre Mitarbeiter zahlreiche Vorteile, beispielsweise im Bereich der Produktqualität, der Kundenorientierung und der Effizienz. Für eine Optimierung der Prozesse sorgt beispielsweise die Implementierung eines digitalen Assistenten, zum Beispiel ein digitaler Assistent wie MR.KNOW

Unternehmen können darüber hinaus im Zuge ihrer Prozessoptimierung ebenfalls externe Hilfe in Anspruch nehmen, zum Beispiel durch KVP Coaches, welche die Optimierung der internen Abläufe und Prozesse maßgeblich unterstützen, etwa dadurch, dass Verbesserungs- beziehungsweise Qualitätszirkel etabliert werden. 

Die Prozesse in Unternehmen

Um das Prinzip der Prozessoptimierung besser begreifen zu können, muss im ersten Schritt festgelegt werden, was unter Prozessen eigentlich zu verstehen ist. Generell umfasst jede Kette unterschiedliche Prozesse. Somit besteht in jedem Arbeitstag eine festgelegte Prozessabfolge. Das gleiche gilt ebenfalls für Projekte, die auch auf einer Aneinanderreihung von Prozessen basieren. 

Es gibt dabei kaum einen Prozess, der nicht noch verbessert werden könnte, worin eine erfreuliche Nachricht besteht. Durch Studien wurde beispielsweise bereits belegt, dass pro Tag in Unternehmen circa ein Drittel der Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht produktiv gestaltet wird. Der Grund dafür liegt in nicht-optimierten Prozessen. Aufgrund der unzureichenden Koordination ergeben sich so Arbeitsstaus oder längere Leerläufe, die durchaus vermieden werden könnten. 

Nicht nur die Motivation der Mitarbeiter leidet darunter, sondern sie werden außerdem zunehmend unzufrieden oder fühlen sich überlastet. Nicht selten kann in Unternehmen dadurch ein wirtschaftlicher Schaden verursacht werden. Aus diesem Grund stellt die Prozessoptimierung für beide Seiten – Unternehmen und Belegschaft – eine große Chance dar. Diese sollte keinesfalls ungenutzt gelassen werden. 

Diese Ziele verfolgt die Prozessoptimierung

Grundsätzlich stehen zahlreiche Instrumente zur Verfügung, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse in hohem Maße unterstützen. Dazu gehören vor allem innovative Softwareprogramme. Die gesteckten Ziele, wie etwa eine bessere Innovationsfähigkeit, eine höhere Kundenorientierung, Kosteneinsparungen und eine höhere Effizienz, lassen sich so in kürzester Zeit erreichen. 

Der Leitgedanke der ISO-Norm 9001 stellt für die Prozessoptimierung eine wichtige Basis dar. Dieser sieht schließlich vor, dass die Abläufe und Prozesse in Unternehmen kontinuierlich verbessert werden sollten. Dafür stehen viele verschiedene Ansätze und Methoden bereit.

Natürlich gestalten sich die Ziele, die im Zuge der Prozessoptimierung verfolgt werden, stets individuell. Allerdings geht es in vielen Fällen darum, einen Wettbewerbsvorteil durch Innovationen zu etablieren, die Qualität der Dienstleistungen und Produkte zu erhöhen, den Kundenservice zu verbessern oder im Bereich der Administration Kosten einzusparen. 

Die Grundlage der Optimierung von Prozessen – und ebenfalls eine wichtige Voraussetzung für die Zertifizierung nach der ISO-Norm – stellen die Definition und die Auflistung der wichtigsten Prozesse und Abläufe im Unternehmen dar. Bindende Vorgaben, wie diese Dokumentation und die anschließenden Optimierungsprozesse auszusehen haben, ergeben sich durch die ISO-Norm jedoch nicht. 

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