Montag, Dezember 5, 2022
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Kann man rückwirkend Rechnungen schreiben?

Geht es darum, ein eigenes Online-Business zu gründen, stellt dies für viele Menschen erst einmal eine scheinbar unüberwindbare Herausforderung dar. Allerdings ist dies mit großer Wahrscheinlichkeit nur der Fall, weil sie bisher mit diesem Thema noch nicht konkret in Berührung gekommen sind.

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Den Satz, dass es ohne Rechnungen auch kein Geld gibt, haben wahrscheinlich die meisten Selbstständigen und Unternehmer schon einmal gehört. Wurde noch keine Rechnung gestellt, die jeweilige Leistung jedoch schon erbracht, sorgen sich somit viele Dienstleister und Händler darum, dass sie ihr verdientes Geld nicht erhalten.

Allerdings besteht für diese Sorge kein Grund, denn grundsätzlich ist eine rückwirkende Ausstellung einer Rechnung durchaus möglich. Sollte sich der Rechnungsempfänger dann weigern, die Rechnung zu begleichen, besteht eine empfehlenswerte Lösung darin, einem externen Dienstleister das Eintreiben der offenen Forderung zu überlassen. Ein Inkasso zu beauftragen führt schließlich in der Regel schnell dazu, dass die Rechnung beglichen wird.

Doch welche zeitliche Fristen sind hinsichtlich einer rückwirkenden Rechnungsstellung eigentlich zu beachten? Der folgende Artikel nimmt sich dieser Frage an.

Rückwirkende Rechnung – Wie lange ist dies möglich?

Glücklicherweise existiert keine Verjährungsfrist, wenn es um die rückwirkende Stellung einer Rechnung geht. Das bedeutet, dass eine Rechnung immer auch rückwirkend gestellt werden kann, ganz unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt das jeweilige Produkt ausgeliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. Nicht zu verzichten ist jedoch immer auf einen Nachweis darüber, dass die Erbringung der Leistung wirklich erfolgt ist.

Dennoch ist in diesem Zusammenhang ein gewisses „Aber“ zu berücksichtigen. Das Ausstellen rückwirkender Rechnungen an einen Kunden ist zwar generell zu jeder Zeit möglich, allerdings geht damit nicht zwangsläufig einher, dass für den Kunden auch noch eine Pflicht besteht, die Rechnungssumme zu begleichen. Geht es um die Zahlungspflicht auf Kundenseite, besteht nämlich durchaus eine Verjährungsfrist.

Die Verjährung der Zahlungspflicht

Sollte keine anderweitige Vereinbarung mit dem Kunden getroffen wurden sein, besteht für diesen eine Zahlungspflicht für einen Zeitraum von drei Jahren. Ist dieser Zeitraum überschritten, muss dieser den Zahlungsaufforderungen nicht mehr nachkommen.

Allerdings lässt sich die dreijährige Frist noch ein wenig exakter definieren. Dieser Zeitraum endet nämlich nicht genau drei Jahre nach dem Datum, an welchem die Leistung erbracht wurde. Erst, wenn das dritte Jahr, nachdem die Leistung erbracht wurde, abgelaufen ist, besteht für den Kunden keine Zahlungspflicht mehr.

Rückwirkende Änderung einer Rechnung

Jedoch ist nicht nur eine rückwirkende Rechnungsstellung möglich, sondern ebenfalls eine rückwirkende Änderung beziehungsweise eine Korrektur bereits ausgestellter Rechnungen.

Um sicherzustellen, dass sich die Buchhaltung als nachvollziehbar und korrekt gestaltet, müssen dazu jedoch die bereits ausgestellten, zu korrigierenden Rechnungen im ersten Schritt storniert werden. Für diese werden dabei entsprechende Gutschriften erstellt. Im Anschluss erfolgt die Erstellung einer korrekten neuen Rechnung, welche an den Kunden geschickt wird.

Empfehlenswert ist es in diesem Zusammenhang jedoch immer, den Kunden im ersten Schritt zu kontaktieren und über die Änderung beziehungsweise die Stornierung und Neuausstellung der Rechnung zu informieren. Ansonsten könnte es ihn eventuell verwundern, wenn er eine neue Rechnung und eine Gutschrift erhält.

Rückwirkende Rechnungsstellung für die Umsatzsteuer

Wurde zu spät festgestellt, dass die Kleinunternehmerregelung für ein Unternehmen nicht mehr gilt und daher noch Rechnungen ausgestellt, die keine Umsatzsteuer enthalten, stellt dies durchaus ein Problem dar – schließlich wird die Steuer dennoch dem Finanzamt geschuldet.

Doch auch in diesem Fall besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die fehlerhaften Rechnungen zu stornieren, für diese eine Gutschrift zu erstellen und die Umsatzsteuer rückwirkend zu berechnen.

Foto von Ijeab@stock.adobe.com

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