Freitag, September 17, 2021
Start Digitalisierung / Innovationen Digitalisierung in der Stadtverwaltung

Digitalisierung in der Stadtverwaltung

-

Corona fordert Umdenken in Unternehmen und das geht auch an den Stadtverwaltungen nicht vorbei. Das papierlose Office und mobile Arbeit wurden bisher in Deutschland – mit wenigen Ausnahmen – eher stiefmütterlich behandelt. Mit dem Home-Office lassen sich deshalb klassische Ablagesysteme und Arbeitsabläufe nicht vereinbaren.

So schaffen Sie den richtigen Weg in die digitalisierte Zukunft.

Die Lösung für Stadtverwaltungen heißt: Managed IT-Services, die dabei unterstützen, die für die Digitalisierung unerlässliche E-Akte einzuführen. Technisch ist eine lückenlose Digitalisierung schon lange möglich. Spannend ist dieses Jahr zu beobachten, dass sogar Arbeitsämter und andere Verwaltungsbereiche mit viel Schriftverkehr trotz der deutschen Gesetze Wege gefunden haben, ohne Kundenverkehr und fast ohne Papier auszukommen.

Wieso ist die E-Akte in der Stadtverwaltung nicht längst Standard? Typische Bedenken unter der Lupe

Im öffentlichen Dienst sind die Arbeitsabläufe den strengen Gesetzen der Dokumentationspflicht angepasst. In den Büros laufen Umlaufmappen von Raum zu Raum, unter anderem, um den Gesetzen Rechnung zu tragen, aber auch, weil die Mitarbeiter aus den Zeiten vor der Digitalisierung stammen. Angst vor dem Computer, Angst vor Datenverarbeitung online und häufig schlicht fehlendes Know-how paaren sich mit der Liebe für traditionelle „Beamten-Arbeit“.

Zu den härteren Bedenken zählt, dass für jede Stadtverwaltung eine individuelle Digitalisierungsstrategie entworfen werden muss – das ist, wofür es spezialisierte Dienstleister gibt.

Der sanfte Weg zur Umstrukturierung mit kompetenter Projektleitung

Wir kommen zu Ihnen und begleiten den Status Quo Ihrer Arbeit. Auf diesem Wege können wir bestmöglich einen Weg in die Zukunft der E-Akte entwerfen.

Und die alten Akten? So verläuft der Digitalisierungsprozess

Nach der Analysephase entwickeln Behörden oder Unternehmer in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister ein persönlich konfiguriertes Dokumenten-Management-System. In diesem ist ebenfalls ein Vorgangsbearbeitungssystem integriert. Weitere Lösungen wie erweiterte Adressverwaltung oder Serienbriefe können ergänzt werden. Nach dem Startschuss der Implementierung müssen Behörden oder Unternehmer darauf achten, dass sie ihre Mitarbeiter auf ihrem Weg in die neue Arbeitswelt mit der E-Akte begleiten, regelmäßig schulen und nicht mit der neuen Software alleine lassen.

Gibt es Verwaltungen, die ihre Arbeitsweise digitalisiert haben?

München ist ein erfolgreicher Vorreiter im Bereich Digitalisierung. Einige Abteilungen sind bereits voll auf die E-Akte umgestellt, der Rest soll bis 2025 folgen.

Skalierbarkeit und gesicherte Wettbewerbsfähigkeit sind nur zwei offensichtliche Vorteile, welche die Digitalisierung mitbringt. Sie verabschieden sich langfristig auch von viel Räumlichkeiten, weil Ihre Akten sukzessive eingescannt werden. Alle Dokumente sind zu einem Vorgang direkt und global abrufbar. Das senkt die Fehlerquote, beschleunigt Verwaltungsabläufe und senkt Transaktionskosten.

Der Weg zur E-Akte ist ein Muss

An der Digitalisierung kommt keine Stadt mehr vorbei. Es ist sinnvoll, gerade jetzt auf den Zug aufzuspringen, wo die Akzeptanz für einen solchen Schritt unter den Mitarbeitern am größten ist. Für Städte und Kommunen wird es wichtig, jeweils die Lebenszyklen der Akten zu kennen, zu wissen, welche Speicherpfade für Vorgänge genutzt werden, um Optimierungspotenzial zu erkennen und mit der E-Akte umzusetzen. Schwierige offene Schnittstellen können geschlossen werden und natürlich wird die E-Akte an bestehende Systeme angegliedert. Die Angst vor ungeschützten Daten ist veraltet. Die Vorteile der digitalisierten Dokumentenführung überwiegen. Es bleibt spannend, wie sich die Digitalisierung der Stadtverwaltungen – aber auch der allgemeinen Verwaltung – ändern wird. Ein Blick in Länder wie Estland verrät einige Antworten.

HINTERLASSEN SIE EINE ANTWORT

Please enter your comment!
Please enter your name here

ÜBER DIE AUTOREN

Ähnliche Beiträge

Das beste PS5 Zubehör

Das beste PS5 Zubehör

0
Sind (Luxus) Uhren als Wertanlage wirklich geeignet? Wir gehen der Frage nach und zeigen, worauf man dabei am besten achtgeben sollte.